AFM vraagt extra aandacht voor bedrijfsvoering advieskantoren

De AFM constateert dat sommige onderdelen van de bedrijfsvoering van financiële dienstverleners meer aandacht verdienen. In de nieuwe editie van Sector in beeld benoemt de toezichthouder verschillende verplichtingen die in de praktijk niet altijd goed worden nageleefd. Op een aantal daarvan zal de AFM in 2027 extra letten.

De aandachtspunten komen voort uit het toezicht op individuele ondernemingen en de contacten met de Ondernemersdesk van de AFM.

Wat moet je controleren?

De AFM noemt verschillende onderwerpen die voor advieskantoren van belang zijn:

• Tijdelijke waarneming: zorg dat de continuïteit van je kantoor geregeld is als je zelf of een andere beleidsbepaler tijdelijk uitvalt.

• Uitbesteding van ICT: houd zicht op de risico's van uitbestede ICT-diensten en zorg dat de informatiebeveiliging op orde is.

• Klachtenprocedure: zorg voor een interne klachtenprocedure en een goede klachtenadministratie. Ook moet je kantoor zijn aangesloten bij Kifid.

• Aanmelden beleidsbepalers: meld dagelijks beleidsbepalers tijdig aan bij de AFM en zorg dat zij zijn getoetst voordat zij hun functie uitoefenen.

• Rechtsvormwijziging: houd er rekening mee dat een bestaande AFM-vergunning niet automatisch overgaat op een nieuwe rechtsvorm. Een dergelijke wijziging vraagt om een zorgvuldige voorbereiding.

• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: controleer of je verzekering nog aansluit bij de activiteiten en vergunning van je kantoor, zeker wanneer er wijzigingen zijn.

• Website: controleer of de informatie over je dienstverlening en vergunningen juist en actueel is. Vergeet ook de verplichte publicatie van je beloningsbeleid niet.

• Digitale toegankelijkheid: controleer of je website en digitale dienstverlening voldoen aan de European Accessibility Act (EAA), voor zover deze op jouw onderneming en dienstverlening van toepassing is.

Extra aandacht voor beleidsbepalers in 2027

De AFM kondigt specifiek aan in 2027 strenger te gaan controleren op de tijdige aanmelding van dagelijks beleidsbepalers. De toezichthouder ziet nog te vaak dat bestuurders en vennoten al werkzaam zijn zonder dat zij vooraf door de AFM zijn getoetst. De AFM roept kantoren daarom op te controleren of alle dagelijks beleidsbepalers correct zijn aangemeld. Na 1 juli 2027 gaat de toezichthouder hierop controleren en sluit daarbij handhaving of boetes niet uit.

Gebruik onze hulpmiddelen

Neem de aandachtspunten uit Sector in beeld goed door en controleer of jouw kantoor aan de verplichtingen voldoet. Maak daarbij gebruik van de informatie, modellen en hulpmiddelen die we voor leden beschikbaar stellen. Je vindt deze onder meer in onze kennisportalen Cyberrisico's, Klachten en incidenten, Digitale toegankelijkheid en op onze modellenpagina.