Een aantal bepalingen dat al geldt voor financiële dienstverleners is van overeenkomstige toepassing verklaard op ondernemingen die vallen onder het Nationaal regime.

Wat betekent dit voor jou?

• je medewerkers die zich rechtstreeks bezig houden met de financiële dienstverlening aan klanten zijn vakbekwaam en voldoen aan de eindtermen van bijlage 5 van de Regeling eindtermen en toetstermen examens financiële dienstverlening Wft;
• je hebt je bedrijfsvoering zodanig ingericht dat een vakbekwame financiële dienstverlening aan klanten voldoende is gewaarborgd;
• je voert een adequaat beleid dat een integere uitoefening van je bedrijf waarborgt;
• de betrouwbaarheid van je werknemers staat buiten twijfel;
• incidenten leg je vast en je neemt zonodig passende maatregelen naar aanleiding van een incident;
• je beschikt over een bedrijfsvoering die zodanig is ingericht dat daarmee een beheerste en integere uitoefening van het bedrijf is gewaarborgd; de inrichting van je bedrijfsvoering is gericht op integriteit en de zorgvuldige behandeling van de klant;

Bron: art. 4:9 tweede lid, 4:11 tweede en derde lid, art. 4:15 eerste en tweede lid, art. 6 eerste lid aanhef onder a, art. 28-29 Bgfo

De onderneming moet een adequaat beleid voeren inzake het voorkomen en beheersen van belangenconflicten tussen haar en haar klanten en tussen klanten onderling.

>> TOOL: Model Beleid belangenconflicten

Wat betekent dit voor jou?

• Stel in schriftelijke vorm een effectief beleid inzake belangenconflicten vast, implementeer dit in je organisatie en houd dit in stand.
• Het beleid moet evenredig zijn aan de omvang en organisatie van je onderneming en aan de aard, schaal en complexiteit van je bedrijf.
• Wanneer je onderneming tot een groep behoort, moet het beleid rekening houden met alle omstandigheden waarvan de onderneming weet of zou moeten weten dat ze een belangenconflict kunnen doen ontstaan als gevolg van de structuur en bedrijfsactiviteiten van andere leden van de groep.
• Het beleid inzake belangenconflicten moet onder verwijzing naar de specifieke beleggingsdiensten die door of in naam van je onderneming worden verricht, de omstandigheden omschrijven die een belangenconflict vormen of kunnen doen ontstaan dat een risico met zich brengt dat de belangen van een of meer klanten worden geschaad.
• In de volgende situaties kan sprake zijn van een belangenconflict dat de belangen van een klant kan schaden: de onderneming (of een relevante persoon of persoon die direct of indirect met de onderneming verbonden is door een zeggenschapsband):
• kan financieel gewin behalen of een financieel verlies vermijden ten koste van de klant;
• heeft een belang bij het resultaat van een ten behoeve van de klant verrichte dienst of een namens de klant uitgevoerde transactie, dat verschilt van het belang van de klant bij dit resultaat;
• heeft een financiële of andere drijfveer om het belang van een andere klant of groep klanten te laten primeren op het belang van de klant;
• oefent hetzelfde bedrijf uit als de klant;
• ontvangt of zal van een andere persoon dan de klant voor een ten behoeve van de klant verrichte dienst een inducement ontvangen in de vorm van geldelijke of niet-geldelijke voordelen of diensten.
• Het beleid inzake belangenconflicten moet de te volgen procedures en te nemen maatregelen voor de preventie of het beheer van een dergelijk conflict vermelden.
• De procedures en maatregelen moeten garanderen dat relevante personen die betrokken zijn bij de verschillende bedrijfsactiviteiten waarbij het risico bestaat op een belangenconflict, deze activiteiten verrichten in een mate van onafhankelijkheid die evenredig is aan de omvang en activiteiten van de onderneming en de groep waartoe zij behoort, en aan het risico dat de belangen van de klant worden geschaad.
• De te volgen procedures en te nemen maatregelen omvatten ten minste de elementen in de volgende lijst die nodig zijn om de voorgeschreven mate van onafhankelijkheid te garanderen:
  • effectieve procedures ter voorkoming of ter controle van de uitwisseling van informatie tussen relevante personen die verschillende activiteiten verrichten waarbij het risico bestaat op een belangenconflict wanneer de uitwisseling van deze informatie de belangen van een of meer klanten kan schaden;
  • apart toezicht op relevante personen van wie de hoofdtaken bestaan in het uitoefenen van activiteiten in naam van, of het verlenen van diensten aan klanten van wie belangen met elkaar in strijd kunnen zijn, of die anderszins verschillende belangen (met inbegrip van die van de onderneming) hebben die met elkaar in strijd kunnen zijn;
  • de uitschakeling van elk direct verband tussen, enerzijds, de beloning van relevante personen die hoofdzakelijk betrokken zijn bij de ene activiteit en, anderzijds, de beloning van of de inkomsten gegenereerd door andere relevante personen die hoofdzakelijk betrokken zijn bij een andere activiteit, wanneer met betrekking tot deze activiteiten een belangenconflict kan ontstaan;
  • maatregelen om te voorkomen of het risico te beperken dat een persoon ongepaste invloed uitoefent op de wijze waarop een relevante persoon beleggingsdiensten verricht;
  • maatregelen ter voorkoming of ter controle van de gelijktijdige of achtereenvolgende betrokkenheid van een relevante persoon bij aparte beleggingsdiensten wanneer een dergelijke betrokkenheid afbreuk kan doen aan een passend beheer van belangenconflicten.
• In het geval dat een belangenconflict onvermijdelijk is, stel je de klant op de hoogte d.m.v. een duurzame drager [1]voordat je overgaat tot het doen van zaken. Je vermeldt daarbij, met inachtneming van de kenmerken van de klant, voldoende bijzonderheden om deze in staat te stellen met kennis van zaken een beslissing te nemen ten aanzien van de beleggingsdienst in verband waarmee het belangenconflict zich voordoet. Dit moet beschouwd worden als een laatste redmiddel als de getroffen maatregelen en procedures om een belangenconflict te voorkomen of te beheren niet volstaan. Je vermeldt ook dat getroffen maatregelen en procedures om het conflict te voorkomen of te beheren niet volstaan om met redelijke zekerheid te kunnen aannemen dat risico's op het schaden van de belangen van de klant zullen worden voorkomen.
• Houd gegevens bij die betrekking hebben op de soorten door of in naam van je onderneming verrichte beleggingsdiensten waarbij een belangenconflict is ontstaan of — in het geval van een nog lopende dienst — kan ontstaan dat een risico met zich brengt dat de belangen van een of meer klanten worden geschaad. Actualiseer deze gegevens regelmatig.
• De directie moet ten minste eenmaal per jaar een schriftelijk verslag ontvangen over de dienstverlening waarbij een belangenconflict is ontstaan of kan ontstaan dat een risico met zich brengt dat de belangen van één of meer klanten worden geschaad.
• Evalueer het beleid inzake belangenconflicten jaarlijks.

Bron: art. 4:88 Wft, art. 167 Bgfo, art. 33-35 Gedelegeerde verordening markten voor financiële instrumenten 2014

[1] Een duurzame drager is volgens de Wft een hulpmiddel dat een persoon in staat stelt om aan hem persoonlijk gerichte informatie op te slaan op een wijze die deze informatie toegankelijk maakt voor toekomstig gebruik gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor de informatie kan dienen, en die een ongewijzigde reproductie van de opgeslagen informatie mogelijk maakt

Je moet beschikken over adequate procedures en maatregelen die waarborgen dat de rechten van deelneming in beleggingsinstellingen en icbe’s voldoen aan de behoeften, kenmerken en doelstellingen van de doelgroep en dat de distributiestrategie aansluit bij die doelgroep.

>> TOOL: Model inrichting Distributieproces

>> TOOL: Addendum Refertemodel SWO POG

Wat betekent dit voor jou?

Een onderneming die onder het Nationaal regime valt, geldt als distributeur.

• Richt je distributieproces zo in dat je van de ontwikkelaar/aanbieder passende en relevante informatie 
• Leg je distributieproces schriftelijk vast en evalueer het regelmatig, zodat het actueel blijft. 
• Stel vast voor welke doelgroep de producten niet passend zijn.
• Bepaal de doelgroep en de distributiestrategie.
• Evalueer regelmatig of de producten en je diensten nog voldoen aan de doelstelling van de doelgroep en of de distributiestrategie nog aansluit bij de doelgroep en pas zo nodig de doelgroep of de distributiestrategie aan.
• Zorg ervoor dat de productinformatie toegankelijk is voor je medewerkers. 

Je kunt voor de inrichting van het distributieproces gebruik maken van ons IDD model inrichting distributieproces en dit aanvullen.

• Aanbieders zijn verplicht om alle relevante informatie over de rechten van deelneming in beleggingsinstellingen en icbe’s met je te delen. Ook moeten ze je informatie geven over de doelgroep en de distributiestrategie.  
• Voor jou als distributeur gelden vergelijkbare regels richting aanbieders: je moet informatie delen die relevant is voor de evaluatie van de rechten van deelneming en je moet het laten weten als deze niet (meer) aansluiten bij de doelgroepomschrijving. 

Bron: art. 32b, 32c Bgfo

Ondertekenen van orders

De onderneming moet elke ontvangen order door haar klant laten ondertekenen alvorens deze wordt doorgegeven.

Bron: art. 35a Vrijstellingsregeling Wft

Bewaren en vastleggen telefoongesprekken en elektronische communicatie

• Telefoongesprekken en elektronische communicatie met klanten i.v.m. het ontvangen en doorgeven van orders moeten, conform een schriftelijk beleid, opgenomen c.q. vastgelegd worden. Voorkom dat dergelijke telefoongesprekken en communicatie met privé-apparatuur van medewerkers plaats vindt.
• Je moet gegevens met betrekking tot orders van klanten vastleggen.
• Je moet de klant vooraf in kennis stellen.

Bron: art. 35, 35.0a, 51a Bgfo, art. 72, 74 en 76 Gedelegeerde verordening markten voor financiële instrumenten 2014

Uitbesteding van werkzaamheden is alleen toegestaan als ervoor gezorgd wordt dat degene aan wie wordt uitbesteed de op de werkzaamheden toepasselijke regels naleeft en als het geen belemmering vormt voor een adequaat toezicht.

Wat betekent dit voor jou?

• Als je werkzaamheden uitbesteedt aan een derde, blijf je verantwoordelijk voor de naleving van de regels door die derde en vorm je het enige aanspraakpunt voor de AFM.

Bron: art. 4:16 eerste lid Wft, art. 37 Bgfo