Vraag uit de praktijk: waarom moet je bij een VvE toch UBO’s vaststellen?

We ontvangen dagelijks vragen van leden. Vaak geldt: als één lid met een vraag zit, speelt die waarschijnlijk ook bij andere kantoren. Daarom delen we voortaan regelmatig een geanonimiseerde ledenvraag met een compact en praktisch antwoord. Zo helpen we niet alleen de vraagsteller, maar kan iedereen ermee verder.

Een lid vroeg ons aandacht voor de UBO-vaststelling bij Verenigingen van Eigenaars. VvE’s hoeven zich niet te registreren in het UBO-register. Toch vragen verzekeraars en advieskantoren in de praktijk wel informatie uit om vast te stellen wie de belanghebbenden zijn. Dat roept de vraag op: waarom moet je bij een VvE toch UBO’s vaststellen als er geen registratieplicht is?

Het antwoord is dat dit twee verschillende zaken zijn. Dat een VvE geen registratieplicht heeft in het UBO-register, betekent niet automatisch dat financiële dienstverleners geen onderzoek hoeven te doen naar belanghebbenden. Zij kunnen op grond van de Wwft verplicht zijn om UBO’s of belanghebbenden vast te stellen en controles uit te voeren, bijvoorbeeld in het kader van sanctiewetgeving.

Bij een VvE hangt de uitkomst af van de eigendomsverhouding. Een UBO is in beginsel iemand met een belang van meer dan 25%. Bij kleinere VvE’s kan een eigenaar daardoor boven die grens uitkomen. Bij grotere VvE’s is dat vaak niet het geval en dan worden de bestuursleden als UBO aangemerkt. Dat neemt niet weg dat de uitvraag in de praktijk veel administratieve lasten kan opleveren. Voor ons is daarom vooral de vraag hoe dit proces werkbaar en eenvoudiger kan worden ingericht, zonder dat verplichte controles worden overgeslagen.

Praktisch advies

Krijg je bij een VvE te maken met UBO-uitvraag? Maak dan onderscheid tussen de registratieplicht in het UBO-register en de verplichting van financiële dienstverleners om belanghebbenden vast te stellen en te controleren.

Vraag bij de verzekeraar welke informatie nodig is en waarom die wordt gevraagd. Kijk vervolgens hoe je het proces voor de VvE zo eenvoudig mogelijk kunt houden. Loop je vast op onnodige of onwerkbare uitvraag? Meld dit dan bij Adfiz. Zulke signalen helpen ons om richting toezichthouders en wetgever aandacht te vragen voor een uitvoerbare aanpak.