Melden van fouten in aanlevering loont
De uitkomst van de digitaliseringsenquête van Adfiz en CGA was er duidelijk over: voor adviseurs staat verbetering van het primaire proces voorop. Logisch ook, want daar hebben ze elke dag mee te maken.
Het meeste basale voor verbetering van het primaire proces is dat de afspraken die gemaakt zijn nageleefd worden en (polis)documenten en ADN-berichten gewoon aangeleverd worden zodat adviseurs die zonder extra handelingen in hun systeem kunnen verwerken. Aanbieders wijken nog te vaak af van de voorgeschreven verzendrichtlijnen. Tot zover is alles duidelijk.
Echter na diverse oproepen om problemen en fouten te melden en gebruik te maken van het meldingssysteem dat we hiervoor hebben opgezet met SIVI blijkt dat daar maar mondjesmaat gebruik van wordt gemaakt. En dat is jammer, want de paar collega adviseurs die daar wel tijd en energie aan besteden zien dat hun meldingen worden opgepakt door verzekeraars. En nee, niet alles kan direct worden opgelost maar de urgentie wordt duidelijk en de ketenpartners gaan in gesprek. Aanbieders en zeker degenen die betrokken zijn bij het meldingstraject zijn oprecht bezig om zaken op te pakken omdat zij zien dat het ook in hun belang is dat digitale aanlevering goed verwerkt kan worden. De resultaten hiervan kan je zien op het dashboard van SIVI; je ziet daar wat er speelt en wat er is opgepakt.
Het melden van fouten loont dus. Maar het is wel iets dat we met z'n allen moeten oppakken. Dus ga na wie er binnen jouw organisatie betrokken is bij de ontvangst van berichten en documenten en de verwerking daarvan. En als iets niet goed gaat, zorg dan dat het wordt gemeld. Het is namelijk geen rocket science en neemt ook geen zeeën van tijd in beslag.
Melden kan met behulp van het daarvoor bestemde meldformulier op de site van SIVI of via het Meldpunt Adfiz. Een collega-adviseur tipte om de URL om te melden toe te voegen aan je favoriete pagina’s in je webbrowser, zodat je een volgende keer direct kunt melden. Want als we met zijn allen vinden dat voorwaarde voor digitale innovatie is dat we de zaken op orde hebben en de kans is er om daaraan bij te dragen, laten we die kans dan grijpen, want melden loont.
Wat kun je zoal melden?
Er wordt onderscheid gemaakt tussen de databerichten via ADN en de aangeleverde documenten.
Voorbeelden van meldingen over de data:
- Branchecode blijkt af te wijken
- Afwijking in de aanlevering van datumvelden
- Sub dekkingen komen niet overeen
- Je mist data bij de aanlevering van de prolongatie
- Geen risicoadres, alarm klasse, regelmatige bestuurder, garantie tegenonderverzekering, etc.
Voorbeeld van meldingen over de aanlevering van Aplaza/GRS documenten:
- Document wordt aangeleverd met een misleidende bestandsnaam
- PDF document bevat zowel de brief voor de klant als ook die voor de adviseur
- Polisaanhangsel zit gecombineerd met andere documenten
- Er worden verkeerde procescodes en/of documenttypes gebruikt
- Naverrekeningsdocumenten zijn niet invulbaar
- Verzekeraar levert te weinig documenten elektronisch aan