In het verleden zijn klokkenluiders niet altijd even goed behandeld. Bekend is het verhaal van klokkenluider Bos, die illegale afspraken over aanbestedingen in de bouwsector aan het licht bracht. In de meeste bedrijven is de bedrijfscultuur gelukkig zodanig dat misstanden besproken kunnen worden en aangepakt worden. Soms is dat niet het geval. Dan is het belangrijk dat medewerkers die ‘aan de bel’ willen trekken, weten hoe ze dat moeten doen en dat ze beschermd zijn.  

In 2016 is de Wet huis voor klokkenluiders in werking getreden. Doel van deze wet is het verbeteren van de voorwaarden voor het melden van maatschappelijke misstanden binnen organisaties en het beter beschermen van melders. Naar aanleiding van een Europese richtlijn is de Nederlandse wetgeving op dit gebied aangescherpt. Op 18 februari is de nieuwe Wet Bescherming klokkenluiders van kracht geworden. 

Nieuwe wet van toepassing voor ieder financieel advieskantoor  

De Wet bescherming klokkenluiders geldt in principe alleen voor bedrijven en organisaties vanaf 50 werknemers. Echter, die ondergrens geldt niet voor bedrijven die onder antiwitwas- of financiële wetgeving vallen. Daarmee geldt de wet voor iedere financiële adviesonderneming die personeel in dienst heeft. Daarbij gaat het niet alleen om medewerkers die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid verrichten, maar ook voor partijen die in een ondergeschiktheidsrelatie (bijvoorbeeld opdrachtgever – opdrachtnemer) tegen een vergoeding arbeid verrichten.   

- Aan de slag met de Wet bescherming klokkenluiders -

Interne meldprocedure opstellen

Als werkgever moet je beschikken over een interne procedure voor het melden van (een vermoeden van) een misstand binnen je organisatie. Hierin beschrijf je onder andere hoe je ervoor zorgt dat medewerkers veilig aan de bel kunnen trekken, bij wie ze terecht kunnen en wat er met de melding wordt gedaan. Om je te helpen bij het opstellen van een interne meldprocedure hebben we samen met onze partner de Integriteitscoördinator een modelregeling ontwikkeld. 

In de interne meldprocedure moet in ieder geval zijn vastgelegd: 

1. Hoe je omgaat met een interne melding 

Een korte omschrijving van hoe je omgaat met een interne melding van een (vermoeden van) een misstand. 

2. Wanneer er sprake is van (een vermoeden van) een misstand 

Bij het vermoeden van een misstand moet sprake zijn van redelijke gronden. Wat die redelijke gronden zijn is niet gedefinieerd, maar het vermoeden van een misstand moet gebaseerd zijn op de kennis die de melder in zijn werkzaamheden heeft opgedaan. Het zomaar verspreiden van negatieve berichten of het melden op basis van geruchten valt niet onder de Wet bescherming klokkenluiders. 

Bij een misstand gaat het in dit geval om een handeling of het nalaten van een handeling waarbij: 

• er sprake is van een (gevaar) voor schending van Europese wet- en regelgeving, 
• het maatschappelijk belang in het geding is én er sprake is van: 
• een schending of gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of interne regels van een werkgever, of 
• een gevaar voor de volksgezondheid, of 
• een gevaar voor de veiligheid van personen, of 
• een gevaar voor de aantasting van het milieu, of 
• een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. 

Van een misstand in het kader van deze wet is geen sprake als alleen de persoonlijke belangen van de melder worden geraakt.  

3. Hoe een medewerker een melding kan doen 

Een interne melding moet schriftelijk, mondeling of door middel van een gesprek op locatie kunnen worden ingediend. Als werkgever moet je een register bijhouden waarin meldingen worden geregistreerd. Als er sprake is van een mondelinge melding (telefonische, via een ander spraakbericht of door middel van een gesprek), moet de registratie een opname van het gesprek of een volledige, nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek bevatten. Bij een schriftelijke weergave moet de klokkenluider de mogelijkheid hebben om de weergave te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.  

In een later stadium wordt het ook mogelijk om anoniem een (vermoeden van) een misstand te melden. Daar komen dan nog nadere regels voor. 

4. Bij wie een medewerker een melding kan doen 

Je moet een onafhankelijke functionaris (of afdeling) aanwijzen die verantwoordelijk is voor het ontvangen van meldingen. Dat kan iemand binnen je bedrijf zijn, maar het mag ook een externe zijn. Onze partner de Integriteitscoördinator biedt diensten aan op dat gebied. 

Voor bedrijven van 50 tot 249 werknemers geldt dat zij ook gezamenlijk een onafhankelijke functionaris mogen aanstellen. Formeel geldt dit niet voor bedrijven met minder dan 50 medewerkers. Wij zijn van mening dat hier sprake is van een weeffout in de bovenliggende Europese Verordening. Daarom pleiten wij ervoor dat ook kleinere werkgevers de mogelijkheid wordt geboden om een gezamenlijke functionaris aan te stellen. 

5. Wie opvolging geeft aan de melding 

Ook hiervoor geldt dat je binnen of buiten je bedrijf een onafhankelijke functionaris (of afdeling) moet aanwijzen die de melding gaat onderzoeken. Dat mag overigens dezelfde persoon (of afdeling) zijn als degene die de melding opneemt.  

6. Dat de medewerker in vertrouwen een (externe) adviseur kan raadplegen 

In de procedure moet je opnemen dat de melder een (externe) onafhankelijke adviseur mag raadplegen voor advies en ondersteuning. Als werkgever mag je ervoor kiezen de kosten hiervan voor je rekening te nemen, maar dat is niet verplicht.

7. Dat de medewerker binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgt 

De wet stelt geen eisen aan hoe je de ontvangst van een melding aan de melder bevestigd. Voor de bewijslast is het wel verstandig om dit schriftelijk te doen. 

8. Binnen welke termijn de melder een terugkoppeling krijgt van zijn melding 

Je bent als werkgever verplicht om de melder binnen een redelijke termijn (maar uiterlijk binnen 3 maanden) te informeren over de beoordeling en eventuele opvolging van de melding. 

Interne meldprocedure bekendheid geven

Heb je een interne procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen je organisatie opgesteld, dan moet je deze voorleggen aan de Ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT). Is er geen OR of PVT, dan moet tenminste de helft van het personeel instemmen met de interne meldprocedure. 

Nadat de interne meldprocedure definitief is geworden, ben je verplicht je medewerkers schriftelijk of elektronisch te informeren over de procedure. Daarbij vermeld je ook expliciet hoe je medewerkers beschermd zijn tegen benadeling bij het melden van een misstand. Tot slot wijs je er ook op dat medewerkers niet verplicht zijn een misstand intern te melden; het mag ook extern, bijvoorbeeld bij de Autoriteit Consument en Markt, de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Persoonsgegevens of het Huis voor Klokkenluiders.