In het verleden zijn klokkenluiders niet altijd even goed behandeld. Bekend is het verhaal van klokkenluider Bos, die illegale afspraken over aanbestedingen in de bouwsector aan het licht bracht. In de meeste bedrijven is de bedrijfscultuur gelukkig zodanig dat misstanden besproken kunnen worden en aangepakt worden. Soms is dat niet het geval. Dan is het belangrijk dat medewerkers die ‘aan de bel’ willen trekken, weten hoe ze dat moeten doen en dat ze beschermd zijn.
In 2016 is de Wet huis voor klokkenluiders in werking getreden. Doel van deze wet is het verbeteren van de voorwaarden voor het melden van maatschappelijke misstanden binnen organisaties en het beter beschermen van melders. Naar aanleiding van een Europese richtlijn is de Nederlandse wetgeving op dit gebied aangescherpt. Op 18 februari 2023 is de nieuwe Wet Bescherming klokkenluiders van kracht geworden.
Nieuwe wet van toepassing voor ieder financieel advieskantoor
De Wet bescherming klokkenluiders geldt in principe alleen voor bedrijven en organisaties vanaf 50 werknemers. Echter, die ondergrens geldt niet voor bedrijven die onder antiwitwas- of financiële wetgeving vallen. Daarmee geldt de wet voor iedere financiële adviesonderneming die personeel in dienst heeft. Daarbij gaat het niet alleen om medewerkers die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid verrichten, maar ook voor partijen die in een ondergeschiktheidsrelatie (bijvoorbeeld opdrachtgever – opdrachtnemer) tegen een vergoeding arbeid verrichten.
Aan de slag met de Wet bescherming klokkenluiders
Interne meldprocedure opstellen
Als werkgever moet je beschikken over een interne procedure voor het melden van (een vermoeden van) een misstand binnen je organisatie. Hierin beschrijf je onder andere hoe je ervoor zorgt dat medewerkers veilig aan de bel kunnen trekken, bij wie ze terecht kunnen en wat er met de melding wordt gedaan. Om je te helpen bij het opstellen van een interne meldprocedure hebben we samen met onze partner de Integriteitscoördinator een modelregeling ontwikkeld.
In de interne meldprocedure moet in ieder geval zijn vastgelegd:
1. Hoe je omgaat met een interne melding
Een korte omschrijving van hoe je omgaat met een interne melding van een (vermoeden van) een misstand.
2. Wanneer er sprake is van (een vermoeden van) een misstand
Bij het vermoeden van een misstand moet sprake zijn van redelijke gronden. Wat die redelijke gronden zijn is niet gedefinieerd, maar het vermoeden van een misstand moet gebaseerd zijn op de kennis die de melder in zijn werkzaamheden heeft opgedaan. Het zomaar verspreiden van negatieve berichten of het melden op basis van geruchten valt niet onder de Wet bescherming klokkenluiders.
Bij een misstand gaat het in dit geval om een handeling of het nalaten van een handeling waarbij:
- er sprake is van een (gevaar) voor schending van Europese wet- en regelgeving,
- het maatschappelijk belang in het geding is én er sprake is van:
- een schending of gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of interne regels van een werkgever, of
- een gevaar voor de volksgezondheid, of
- een gevaar voor de veiligheid van personen, of
- een gevaar voor de aantasting van het milieu, of
- een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Van een misstand in het kader van deze wet is geen sprake als alleen de persoonlijke belangen van de melder worden geraakt.
3. Hoe een medewerker een melding kan doen
Een interne melding moet schriftelijk, mondeling of door middel van een gesprek op locatie kunnen worden ingediend. Als werkgever moet je een register bijhouden waarin meldingen worden geregistreerd. Als er sprake is van een mondelinge melding (telefonische, via een ander spraakbericht of door middel van een gesprek), moet de registratie een opname van het gesprek of een volledige, nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek bevatten. Bij een schriftelijke weergave moet de klokkenluider de mogelijkheid hebben om de weergave te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
4. Bij wie een medewerker een melding kan doen
Je moet een onafhankelijke functionaris (of afdeling) aanwijzen die verantwoordelijk is voor het ontvangen van meldingen. Dat kan iemand binnen je bedrijf zijn, maar het mag ook een externe zijn (binnenkort volgt waarschijnlijk nog de eis dat deze functionaris deskundig en ervaren is). Onze partner de Integriteitscoördinator biedt diensten aan op dat gebied.
Voor bedrijven tot 250 medewerkers geldt dat zij ook gezamenlijk een onafhankelijke functionaris mogen aanstellen. Wij hebben daarvoor, samen met de Integriteitscoordinator, een gratis meldportaal ingericht.
5. Wie opvolging geeft aan de melding
Ook hiervoor geldt dat je binnen of buiten je bedrijf een onafhankelijke functionaris (of afdeling) moet aanwijzen die de melding gaat onderzoeken. Dat mag overigens dezelfde persoon (of afdeling) zijn als degene die de melding opneemt.
6. Dat de medewerker in vertrouwen een (externe) adviseur kan raadplegen
In de procedure moet je opnemen dat de melder een (externe) onafhankelijke adviseur mag raadplegen voor advies en ondersteuning. Dit kan bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon zijn, een advocaat, iemand van een vakbond, maar ook een familielid. Als werkgever mag je ervoor kiezen de kosten hiervan voor je rekening te nemen, maar dat is niet verplicht.
7. Dat de medewerker binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgt
De wet stelt geen eisen aan hoe je de ontvangst van een melding aan de melder bevestigd. Voor de bewijslast is het wel verstandig om dit schriftelijk te doen.
8. Binnen welke termijn de melder een terugkoppeling krijgt van zijn melding
Je bent als werkgever verplicht om de melder binnen een redelijke termijn (maar uiterlijk binnen 3 maanden) te informeren over de beoordeling en eventuele opvolging van de melding.
Interne meldprocedure bekendheid geven
Heb je een interne procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen je organisatie opgesteld, dan moet je deze voorleggen aan de Ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT). Is er geen OR of PVT, dan moet tenminste de helft van het personeel instemmen met de interne meldprocedure.
Nadat de interne meldprocedure definitief is geworden, ben je verplicht je medewerkers schriftelijk of elektronisch te informeren over de procedure. Daarbij vermeld je ook expliciet hoe je medewerkers beschermd zijn tegen benadeling bij het melden van een misstand. Tot slot wijs je er ook op dat medewerkers niet verplicht zijn een misstand intern te melden; het mag ook extern, bijvoorbeeld bij de Autoriteit Consument en Markt, de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Persoonsgegevens of het Huis voor Klokkenluiders.
Gratis meldkanaal klokkenluiders voor leden tot 250 medewerkers
Bedrijven tot 250 werknemer kunnen gezamenlijk een meldkanaal inrichten en een onafhankelijke functionaris instellen voor de opvolging. In samenwerking met De Integriteitscoördinator bieden we zo'n meldkanaal waar je gratis gebruik van kunt maken. Dit meldkanaal kun je vinden via https://adfiz.whistlelink.com. De kosten die met de afhandeling van de melding te maken hebben, komen wel voor jouw rekening.
Hoe werkt het?
De melding wordt in ontvangst genomen door een medewerker van de Integriteitscoördinator. Iedere melding behandelen zij vertrouwelijk; de identiteit van de melder wordt niet gedeeld met anderen, tenzij hier toestemming voor wordt gegeven. Een melding kan ook volledig anoniem worden ingediend. Voor de Integriteitscoordinator is de identiteit van de melder dan ook niet bekend. Anonieme meldingen zijn wel moeilijker te onderzoeken, reden waarom melders worden aangemoedigd om naam en contactgegevens achter te laten.
Wat gebeurt er na de melding?
- Elke melding of vraag krijgt een uniek casenummer. De indiener ontvangt een verificatiecode waarmee opnieuw ingelogd kan worden om de ontvangstbevestiging te lezen, eventueel aanvullende informatie te verstrekken en om vragen naar aanleiding van de melding te beantwoorden. Ook als de melding anoniem is ingediend, kan de indiener zo de stand van zaken volgen.
- Vervolgens neemt de Integriteitscoördinator contact op met de contactpersoon of contactpersonen bij de organisatie waarover een melding wordt gedaan om het vervolg te bespreken. De kosten die met de afhandeling van de melding te maken hebben, worden door de Integriteitscoördinator bij de werkgever van de melder in rekening gebracht op basis van een uurtarief (exclusief btw). Het gaat hier om kosten van het beoordelen, beantwoorden en opvolgen van de meldingen, het coördineren van een eventueel onderzoek, het onderhouden van het contact met de melder(s), het geven van advies over de meldprocedure, analyse van de meldingen en dergelijke.