Secretaresse / Office Manager

 

Functiebeschrijving

Als secretaresse / office manager heb je een spilfunctie met afwisselende secretariële werkzaamheden voor de directeur, interne organisatie en beleids- en ledenzaken. Je onderhoudt uiteenlopende contacten met Adfiz-leden, bestuursleden, directie en bestuurssecretariaten van ministeries en verzekeraars, branchegenoten en overige stakeholders binnen de financiële dienstverlening. Verder coördineer je de personeelszaken van de organisatie.

Jouw taken

  • Coördineren en uitvoeren van alle secretariële werkzaamheden van met name de directeur;
  • Agendabeheer, afspraken maken en bewaken en voorbereiden van vergaderstukken;
  • Verzorgen van correspondentie en notulen van de directeur en overige collega’s;
  • Archiveren en actueel houden van verslagen en documenten;
  • Planning  van commissies;
  • Ondersteuning bieden bij het organiseren van bijeenkomsten;
  • Onderhouden van contacten met leveranciers over inkoop, voorraad, contracten, telefonie, softwarepakketten, ondersteuning en wagenparkbeheer;
  • Coördineren van algemene beheersmatige taken op personeelsgebied zoals:
    • bijhouden van verlof- en verzuimadministratie en planning;
    • mutaties verwerken en doorgeven aan de salaris- en pensioenadministratie;
    • contracten opstellen, verwerken en bewaken.

Jouw ervaring en eigenschappen:

Je bent een positief gestemde, inventieve ondersteuner pur sang die gewend is om zelfstandig én in teamverband te werken voor een directeur en andere collega’s. Je bent dienstverlenend, discreet en hebt gevoel voor humor. Je bent nauwkeurig en snel in het opvolgen van acties en je er van bewust dat onze leden bepalend zijn in onze dienstverlening als branchevereniging. Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring als (directie)secretaresse / office manager bij voorkeur binnen de financiële dienstverlening en affiniteit met de beschreven taken op inkoop- en personeelsgebied.

Je hebt kennis van MS-Office en hebt CRM systemen snel onder de knie. Je beschikt over een afgeronde Hbo-werk en -denkniveau.

Wij bieden jou:

We bieden je een uitdagende functie in een kleine flexibele organisatie. Het betreft een functie van 32-40 uur. De beloning is marktconform en passend bij de functie en werkervaring. Het dienstverband is voor één jaar met de intentie om bij goed functioneren het dienstverband om te zetten in een vast dienstverband.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Steven Niamut 06 - 2111 6626.

Richt je sollicitatie (inclusief C.V.) aan: Adfiz, t.a.v. Steven Niamut, s.niamut@adfiz.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld..