Elke twee jaar verdubbelt onze hoeveelheid data, aldus onderzoek van IDC, de International Data Corporation. Met andere woorden: steeds meer gegevens zijn opgeslagen en beheerd. We’re talking zetabytes, ofwel biljoenen gigabytes.

Voor zowel de kleinste ondernemer tot de grootste multinational geldt de vraag: wat doe ik met mijn data? Bedrijfsgegevens zijn immers van strategisch belang voor de onderneming en vaak vertrouwelijk. Die kun je niet laten rondslingeren en kwijtraken. Bewaren op de desktop, laptop of tablet? Dat leidt tot versnippering. Lokale opslag is bovendien riskant in verband met gegevensverlies. De logische oplossing is: centrale opslag. Dat kan op een server in het bedrijf, bij een datacenter of in ‘the cloud’ – op internet dus. Nadeel van dit laatste kan de bereikbaarheid zijn (wat als de internetverbinding uitvalt?), maar ook privacy en veiligheid zijn niet in alle gevallen optimaal. Wat te doen? Denk aan NAS, SAN en RAID: Network Attached Storage, Storage Area Network en Redundant Array of Independent Disks. Organisaties zoals Qubical kunnen je wegwijs maken.

Wees vooral ook praktisch in selecteren en archiveren. Operationele gegevens, zoals klant-, project- en inkoopinformatie, bewaar je op de operationele systemen. De bewaartermijn is bijvoorbeeld 4 jaar, waarna de data in het digitale archief gaat. Financiële gegevens ouder dan 7 jaar kun je daar ook bewaren. En e-mail, die dagelijkse data tsunami? Mails met attachments worden soms wel naar 5 anderen ge-cc’d en dan op net zoveel plekken bewaard. Doe dat bewaren op één plek, zoals een teamsite, en gooi de bijlage weg. Verwijs dan de collega’s naar de locatie, waar het bestand is te vinden. We hoeven niet bang te zijn voor zetabytes, maar ze mogen de wereld ook niet overnemen!