Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie

Het is wettelijk verboden om onderscheid te maken op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, chronische ziekte, leeftijd en zwangerschap. Echter, uit onderzoek blijkt dat er nog steeds sprake is van (onbewuste) vooroordelen bij het werven en selecteren van medewerkers. Hierdoor krijgt niet iedereen gelijke kansen op de arbeidsmarkt bij het vinden van een baan.

De Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie moet hier verandering in brengen met aanvullende regels om verboden onderscheid bij werving en selectie te voorkomen. Kern hiervan is dat werkgevers verplicht zijn om actief beleid te hebben en in praktijk te brengen om:

  • bewustwording ten aanzien van risico’s van (on)bewuste arbeidsmarktdiscriminatie te vergroten 
  • (on)bewuste arbeidsmarktdiscriminatie te voorkomen 

De Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie - waarin dit alles is geregeld - geeft je na publicatie in het Staatsblad een periode van 9 maanden om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen. In deze periode kan de werkwijze ook worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad (voor instemming) of aan de Personeelsvertegenwoordiging (ter bespreking). De Inspectie SZW krijgt een stevige handhavende rol ten aanzien van naleving van de verplichtingen om arbeidsdiscriminatie tegen te gaan.

In dit kennisdossier leggen we je uit wat de verplichtingen uit de Wet gelijke kansen bij werving en selectie inhouden en hoe je eraan kunt voldoen. 

Verplichte werkwijze ter voorkoming van verboden onderscheid

Iedere werkgever is verplicht een werkwijze te hebben en toe te passen waarin je aangeeft hoe je het wervings- en selectieproces hebt ingericht om arbeidsmarktdiscriminatie te voorkomen. De werkwijze geldt voor invulling voor alle openstaande posities; zowel voor externe als interne vacatures als voor stages die onderdeel zijn van een onderwijsprogramma. Heb je 25 of meer medewerkers, dan ben je verplicht deze werkwijze op schrift te stellen.  

Inhoud werkwijze

In de werkwijze geef je aan hoe je als bedrijf te werk gaat bij de invulling van een vacature en welke concrete activiteiten je hebt getroffen om discriminatie bij werving en selectie te voorkomen. Uit de werkwijze moet ook blijken dat de procedure voor werving en selectie gebaseerd is op:  

  • voor de functie relevante functie-eisen; 
  • inzichtelijk en controleerbaar is; 
  • systematisch is ingericht. 
Vorm werkwijze

De werkwijze is vormvrij. Echter, via lagere regelgeving wordt een aantal zaken voorgeschreven die verplicht in de werkwijze worden opgenomen, zoals:  

  • het vaststellen van functie-eisen voorafgaand aan de procedure van werving en selectie; 
  • het vaststellen van de manier of een kandidaat geschikt is voor de functie gegeven de functie-eisen een kandidaat voldoet aan de functie-eisen; 
  • vaststellen hoe de beoordeling plaatsvindt op basis van de functie-eisen, op basis van vooraf vastgestelde criteria. 
Actueel houden werkwijze

Het formuleren van de werkwijze is geen eenmalig administratieve activiteit. Als werkgever word je verplicht de werkwijze te actualiseren als de praktijk of nieuwe (wetenschappelijke) inzichten daartoe aanleiding geven. Doel hiervan is de bewustwording en kennis van het voorkomen van discriminatie blijvend te bevorderen.  

Uitzondering schriftelijke vastlegging 

Het kan voorkomen dat je als kleine werkgever alsnog een werkwijze op schrift moet stellen. Dit is het geval als: 

  • de Inspectie SZW vermoedt dat je als kleine werkgever (< 25 medewerkers) niet beschikt over een werkwijze, gericht op het voorkomen van discriminatie;  
  • je de afgelopen drie jaar gerechtelijk veroordeeld bent voor arbeidsmarktdiscriminatie; 
  • het College van de Rechten van de Mens tot het oordeel is gekomen dat je verboden onderscheid maakt of hebt gemaakt op grond van de gelijke behandelingswetgeving. 
Delen (schriftelijke) werkwijze

Als werkgever ben je verplicht om de medewerkers die binnen je bedrijf betrokken zijn bij werving en selectie (HR-medewerkers, leidinggevenden en andere betrokkenen) te informeren over de risico’s van arbeidsmarktdiscriminatie en over de maatregelen die je als werkgever treft om dit te voorkomen. Je bent verplicht ervoor te zorgen dat iedereen (medewerkers, stagiairs, sollicitanten, etc.) kennis kan nemen van de werkwijze (bijvoorbeeld door deze te publiceren op je website of er expliciet naar te verwijzen in een vacaturetekst).  

Vergewisplicht

Als je de werving of selectie geheel of gedeeltelijk uit handen geeft aan een arbeidsintermediair of personeel inleent van een derde partij, moet je je ervan vergewissen dat deze partij handelt in overeenstemming met de regels voor gelijke behandeling. De vergewisplicht geldt ook voor werkgevers met minder dan 25 medewerkers. 

Schriftelijke werkwijze

Zo ben je verplicht je ervan te vergewissen dat deze partij beschikt over een schriftelijke werkwijze om discriminatie te voorkomen (een arbeidsintermediair of bedrijf dat personeel uitleent, moet namelijk in alle gevallen - ongeacht de grootte van het bedrijf - beschikken over een schriftelijke werkwijze). In je eigen werkwijze geef je aan hoe je de vergewisplicht gaat invullen.  

Heb je twijfels over de werkwijze van een derde partij, ga dan niet met deze partij in zee. Zo voorkom je dat je zelf een boete krijgt omdat je met een partij samenwerkt die de wet niet naleeft.   

Geautomatiseerd systeem

Ook als je gebruik maakt van een geautomatiseerd systeem voor selectie ben je verplicht je ervan te vergewissen dat het systeem geen arbeidsmarktdiscriminatie met zich meebrengt. Je moet je daarover laten informeren door de aanbieder van het systeem door kritische vragen te stellen. Daarbij moet je ook nagaan of er bij de automatische besluitvorming sprake is van menselijke tussenkomst (wat een vereiste is uit de Verordening gegevensbescherming).  

Vastlegging

Schakel je een derde partij in of maak je gebruik van een geautomatiseerd systeem, dan ben je verplicht om in je eigen administratie vast te leggen dat je voldaan hebt aan je vergewisplicht. Bijvoorbeeld door het archiveren van de schriftelijke werkwijze van de derde partij en de correspondentie daarover. Periodiek (bijvoorbeeld eens per jaar) moet je toetsen of de werkwijze van de derde partij nog actueel is en wordt toegepast in de praktijk. 

Maak je gebruik van een geautomatiseerd systeem, dan kun je in je administratie opnemen wat de input en output van het systeem is geweest en op grond waarvan je hebt geconcludeerd dat daarbij geen arbeidsdiscriminatie heeft plaatsgevonden (voor zover je dat redelijkerwijs kunt beoordelen).  

Documentatieplicht

Je bent verplicht deze informatie voor de duur van tenminste drie jaar te bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de derde partij zijn beëindigd of het gebruik van een geautomatiseerd systeem is beëindigd.  

Als kleine werkgever (minder dan 25 medewerkers) ben je vrijgesteld van deze documentatieplicht. Wanneer je als kleine werkgever op last van de Inspectie SZW de eis krijgt om een document voor de vergewisplicht op te stellen, geldt in dat geval ook de bewaarplicht van ten minste drie jaar in de administratie.  

Toezicht

De Inspectie SZW houdt toezicht op het proces van werving en selectie en het treffen van sancties als niet wordt voldaan aan de regels van de Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie. De Inspectie SZW richt zich op het bedrijfsbrede beleid voor het bieden van gelijke kansen bij werving en selectie en richt zich niet direct op individuele situaties. Overigens kan een individuele melding bij de Inspectie wel aanleiding geven tot een wervings- en selectieonderzoek bij een specifiek bedrijf. 

Inspectie SZW

Aspecten waar de Inspectie SZW zich op richt zijn met name: 

  • aanwezigheid en toepassing van een werkwijze voor werving en selectie gericht op het bieden van gelijke kansen; 
  • aanpassing werkwijze op basis van opgedane ervaringen en nieuwe (wetenschappelijke) inzichten en professionele dienstverlening; 
  • naleving vergewisplicht bij inschakeling van derden en gebruik geautomatiseerd systeem. 
Overtreding

In geval van een overtreding zal de Inspectie SZW allereerst een eis tot naleving van de regelgeving opleggen. Hiermee wordt een bepaalde termijn gegeven om de zaken waarin de werkgever in gebreke is gebleken te herstellen. Wanneer bij hercontrole blijkt dat de overtreding niet (voldoende) is opgeheven, volgt een boete (normbedrag € 4.500,-). De Inspectie SZW zal de boete ook openbaar maken. In lagere regelgeving wordt nog uitgewerkt welke gegevens bij de boete openbaar worden gemaakt. Dit zal in ieder geval zijn:  

  • de naam van de werkgever;  
  • de vestigingsplaats; 
  • de aard van de overtreding.  
Boete

Boetes worden gepubliceerd voordat ze onherroepelijk zijn. Als wordt besloten tot een boete wordt er 10 dagen gewacht met de bekendmaking. In deze periode heb je als werkgever de gelegenheid om een voorlopige voorziening in te dienen. Publicatie van de boete wordt opgeschort totdat de voorzieningenrechter een uitspraak heeft gedaan.  

Het openbaar maken van boetes heeft de volgende functies: 

  • het bevorderen van naleving van de regelgeving; 
  • het informeren en waar nodig te waarschuwen van derden in het geval van zaken willen doen; 
  • het waarschuwen van een potentiële werknemer; 
  • het bijdragen aan de legitimering van het handelen van de Inspectie SZW.